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| TEM - Gestione
trasferte e note spese |
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Le aziende sanno bene quanto sia impegnativa la gestione
delle trasferte e delle note spese: flussi autorizzativi,
anticipi e restituzioni anche in valuta, relazione con
le agenzie di viaggio, data entry, sistemi di controllo,
pagamenti, registrazioni nel sistema contabile e nel
sistema paghe, analisi e statistiche.
Semplificare ed automatizzare la gestione di queste
attività permette alle aziende di ottenere in tempi
rapidi un duplice obiettivo: da un lato incrementare
l’efficienza operativa, con conseguente riduzione dei
costi; dall’altro implementare un sistema di controllo
automatico del rispetto delle policy e delle procedure,
con conseguente garanzia di razionalizzazione delle
attività.
TEM, Travel Expenses Management, è la soluzione software
del Gruppo Solgenia che gestisce tutte le problematiche
legate agli aspetti della trasferta sul territorio
nazionale ed internazionale; fornisce uno strumento
unico, condiviso, disponibile via internet, facile da
usare sia per il trasfertista, sia per l’amministrazione,
facilmente integrabile con i sistemi contabili e di
gestione del personale, con tempi di implementazione
molto ridotti e quindi ritorno dell’investimento
estremamente rapido.
PER LA GESTIONE DELLE TRASFERTE.
Spesso le aziende non riescono a gestire il processo
delle trasferte in modo strutturato: le richieste
vengono fatte con strumenti diversi e non omogenei (a
voce, con modulo cartaceo, via mail, ecc.), il processo
autorizzativo non è supportato (chi deve autorizzare
chi), la gestione degli anticipi e delle restituzioni è
effettuata solo a livello contabile.
Con TEM l’azienda riesce a mettere sotto controllo
l’intero processo: il singolo trasfertista può inserire
la richiesta di autorizzazione alla trasferta e del
relativo anticipo, con anche indicazioni sul budget di
spesa complessivo previsto; tale richiesta viene
notificata via mail al responsabile, che può
autorizzarla anche utilizzando dispositivi mobili;
contemporaneamente possono anche essere richiesti
servizi prepagati (hotel, aerei, treni, ecc.) e possono
essere effettuate le richieste di prenotazione delle
auto aziendali.
PER LA GESTIONE DELLE NOTE SPESE.
Tutte le aziende che hanno personale viaggiante devono
affrontare il problema del processo di inserimento,
autorizzazione, controllo, contabilizzazione e pagamento
delle note spese. TEM permette di ottimizzare tutte
queste attività, fornendo a tutti gli attori interessati
uno strumento condiviso per la gestione integrata
dell’intero processo.
Il singolo collaboratore può utilizzare una semplice
funzione che lo guida nel caricamento delle spese,
velocizzando al massimo l’attività di data entry; tutta
l’operativa è effettuata via internet utilizzando
semplicemente un browser per accedere alla procedura.
Nel caso la connettività non sia disponibile, è
possibile caricare le note spese sul proprio PC con
successiva sincronizzazione.
I responsabili hanno immediata visibilità sulle note
spese inserite attraverso una notifica via mail e
possono procedere ad autorizzarle o respingerle via
internet o utilizzando dispositivi mobili.
L’ufficio del personale può definire nel sistema tutte
le regole (policy) di gestione e automatizzare il
controllo e la verifica del rispetto dei limiti di spesa;
questi possono essere definiti per singola spesa o per
categoria di spesa, per tipologia di collaboratore, per
destinazione della trasferta.
L’amministrazione, infine, può beneficiare di una
significativa riduzione dei tempi di processo delle note
spese grazie al controllo automatico dei massimali
fiscali per la deducibilità delle spese di trasferta e
grazie alle gestione delle problematiche dei cambi nelle
note spese in valuta.
La facilità di integrazione di TEM con i principali
sistemi contabili permette inoltre, di automatizzare
anche il processo di contabilizzazione.
La procedura permette inoltre, l’importazione automatica
delle spese sostenute con carte di credito aziendali (anche
quelle di tipo “lodge”).
PER UN CONTROLLO PUNTUALE DEI COSTI.
Le informazioni raccolte costituiscono una preziosa base
per il management poiché la loro analisi può fornire
utili indicazioni sull’andamento dei costi di trasferta.
La soluzione mette a disposizione dei responsabili
funzionali degli strumenti di analisi e reportistica via
Internet che, in completa autonomia e con massima
libertà di utilizzo permette di navigare tra i dati
costruendo le proprie analisi.
I dati raccolti possono essere analizzati per dipendente,
destinazione, tipologia di spesa, ecc., consentendo così
di controllare tutte le componenti di costo ed
individuare situazioni critiche sulle quali intervenire
con azioni correttive e di miglioramento.
La possibilità di esportare i dati su Microsoft Excel
consente inoltre a tutto il management di creare dei
report statici su cui effettuare successive elaborazioni
anche off line.
PERCHÉ TEM?
Drastica riduzione dei tempi complessivi di processo:
• 40% nei tempi di compilazione
• 60% nei tempi di controllo
• 95% nei tempi di contabilizzazione
Automazione e controllo del processo, con garanzia del
rispetto delle policy e significativa riduzione degli
errori:
• Tempi di implementazione della soluzione estremamente rapidi
• Maggiore facilità di controllo grazie agli strumenti di analisi e di
reporting
• Facilmente integrabile ai sistemi amministrativi e di gestione del
personale in uso. |
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SOLGENIA GROUP
