Per le aziende che hanno la necessità di assicurare la mobilità di un elevato numero di dipendenti e collaboratori, la gestione interna del parco veicoli aziendale può essere molto impegnativa imponendo una serie complessa e costosa di adempimenti fiscali, burocratici e manutentivi.
Semplificare ed automatizzare la gestione della flotta aziendale interna permette alle aziende di risparmiare tempo e denaro investiti in attività ripetitive e non strategiche, recuperando produttività ed efficienza.
FEM, Fringe Expenses Management, è la soluzione software del Gruppo Solgenia che gestisce tutte le problematiche legate al possesso e alla gestione del parco auto: contratti, assicurazione manutenzione ordinaria, straordinaria ….
FEM è la soluzione ideale per aziende ed enti pubblici dotati di un ampio parco veicoli che hanno l’esigenza di migliorare l’efficienza nella gestione dei singoli automezzi.
Il responsabile della gestione del parco auto, tipicamente l’ufficio servizi generali o acquisti, può trovare in FEM un valido supporto per la gestione ordinaria dei veicoli e per prendere con tranquillità decisioni strategiche.
La contabilità fornitori ed il controller possono ridurre i tempi dedicati alla registrazione dei costi legati al parco auto ed all’allocazione dei costi.

PER UNA GESTIONE STRUTTURATA E COLLABORATIVA DEL PARCO AUTO.
FEM gestisce, via web, veicoli di proprietà o a lungo noleggio, veicoli a disposizione o assegnati ai dipendenti.
La soluzione è modulare e consente di soddisfare esigenze crescenti:

• gestione delle anagrafiche veicoli (carta di circolazione, carte carburante, telepass, assicurazioni, bolli, ecc.)

• gestione contratti a lungo noleggio, benefit, riaddebiti, manutenzioni, multe

• strumenti per il controllo delle scadenze e dei km percorsi

• simulazione dei costi sugli anni futuri (budget)

• simulazione dei costi per la riproiezione sull’anno in corso (forecast)

• report di analisi del budget e del forecast.

FEM è una soluzione multi-aziendale ovvero permette la gestione di più aziende/enti sulla stessa installazione, ed è multi ambiente: consente di creare più ambienti paralleli di budget o forecast per effettuare simulazioni di spesa.

PER UN'ANAGRAFICA COMPLETA DEI VEICOLI AZIENDALI.
Le informazioni presenti sulla carta di circolazione di ogni veicolo sono raggruppate in un unico punto della procedura (modello, targa, concessionario, noleggiatore, immatricolazione e revisioni, consumi, ecc.).
I documenti, quali libretto di circolazione, contratti, lettere di assegnazione, verbali di contravvenzioni, ecc. possono essere allegati come immagini.
Fuel credit card e Telepass, scadenze ed importi di bolli e assicurazioni sono tenuti sotto controllo, avvisando l’utente delle scadenze.
Organizza le informazioni presenti nei contratti di leasing/rental.
Grazie al controllo attivo dei km ed alle previsioni di percorrenza, al controllo dei treni gomme, consente una effettiva gestione del parco, organizzando eventuali rotazioni dei veicoli o ridiscussioni dei contratti con i fornitori.
Il riaddebito ai dipendenti dei benefit o di eventuali optional (es. navigatore) e franchigie è immediato.
La gestione di tutti i costi inerenti l’autovettura avviene in maniera conforme alla normativa IVA: canoni di nolo, carburante, interventi di manutenzione, ecc.

PER UNA RACCOLTA SISTEMATICA DEI DATI.
Grazie ad un motore di import, FEM raccoglie automaticamente da sistemi esterni le informazioni di costo, presenti ad esempio nelle fatture dei fornitori, tipicamente le società di lungo noleggio, Autostrade e le catene di distribuzione carburante (Agip, Shell, Q8 e Total).
Tutti i movimenti di costo, resi disponibili dai fornitori in file sequenziali, vengono importati, verificati e quindi associati direttamente alla targa di riferimento.
FEM permette inoltre, di esportare le scritture contabili relative ai costi sostenuti verso i software ERP/gestionali contabili.
Il motore di export crea dei file sequenziali con il dettaglio delle scritture contabili delle fatture raccolte in FEM, così da automatizzare la loro registrazione nel sistema di contabilità dell’azienda.
Il tracciato del file di export e le regole di creazione delle scritture di contabilità generale ed analitica possono essere modificate sulla base delle esigenze delle aziende clienti.

PER UN CONTROLLO PUNTUALE DEI COSTI E BUDGETING.
Le informazioni inserite nella procedura possono essere analizzate con strumenti di analisi grafica ed esportati su applicazioni desktop (es. Excel o Word).
I report pre-configurati e quelli liberamente configurabili consentono di verificare scadenze, calcolare consumi, spese legate alle targhe e agli utilizzatori, ecc.
FEM include inoltre, funzionalità di Budget e Forecasting per calcolare sulla base delle cadenze richieste, il costo previsto per ogni veicolo. Tale valore può essere:
 • budget, sulla base dei costi storici e di interventi di simulazione/incremento è possibile calcolare il budget per il parco veicoli
 • forecast, sulla base dei costi storici è possibile ottenere dei preconsuntivi in corso d’anno.
FEM dà quindi la possibilità di confrontare in ogni momento dell’anno gli scostamenti tra costi di budget, effettivi e forecast. Le simulazioni possono ripetute e salvate, così da arrivare per approssimazioni successive al budget definitivo.

PERCHÈ FEM?
• Risparmio di tempo nell’inserimento, archiviazione e successivo reperimento delle informazioni
• Maggiore efficienza ed efficacia nel rispetto delle scadenze di assicurazione, bolli, contratti, ecc.
• Riduzione dei costi legati ai contratti a lungo noleggio grazie al controllo dei cambi gomme, tagliandi e di ogni altro intervento
• Gestione strategica dei costi del parco, grazie alla possibilità di creare in automatico budget e forecast dei costi
 • Riduzione dei tempi per il controllo e registrazione delle fatture di Noleggiatori, Telepass, Fuel Credit Card grazie all’import massivo
 • Riduzione dei tempi di registrazione in contabilità delle fatture fornitore grazie alla creazione automatica delle scritture contabili nel sistema ERP.